Per creare un report utilizzando l’Autocomposizione Report, eseguite le seguenti operazioni:

1.    Fate clic sulla scheda Report nella finestra Database.

2.    Fate clic su Nuovo.

Access visualizza la finestra di dialogo Nuovo report.

3.    Fate doppio clic su Creazione guidata Report.

Access visualizza una finestra di dialogo simile a quella riportata qui di seguito:

4.    Scegliete una delle procedure seguenti per aggiungere i campi che desiderate visualizzare nel report dalla casella di riepilogo Campi disponibili nella casella di riepilogo Campi selezionati:

¨    Fate clic sul campo che desiderate aggiungere, quindi fate clic sul pulsante .

Access aggiunge i campi selezionati nella casella di riepilogo Campi selezionati.

-        Potete fare doppio clic su un campo per aggiungerlo alla casella di riepilogo Campi selezionati.

-        Potete aggiungere campi da più di una tabella o query selezionando la nuova tabella o query che desiderate includere nella casella di riepilogo a discesa Tabelle/query. Quindi, aggiungete i campi utilizzando la procedura descritta in precedenza.

6.    Fate clic su Avanti.

Access visualizza una finestra di dialogo simile a quella riportata qui di seguito:

-        Se avete aggiunto campi da una sola tabella, Access non visualizza questa finestra di dialogo.

-        Potete fare clic sul pulsante Annulla per uscire dall’Autocomposizione nel momento desiderato, sul pulsante Indietro per ritornare alla finestra di dialogo precedente o sul pulsante Fine per completare l’Autocomposizione.

7.    Fate clic sul nome di campo in base al quale desiderate visualizzare i dati.

-        Access visualizza un esempio di come disporrà i dati sul lato destro della finestra di dialogo.

-        Potete fare clic sull’opzione Altre informazioni se desiderate visualizzare alcune informazioni utili.

8.    Fate clic su Avanti.

Access visualizza una finestra di dialogo simile a quella riportata qui di seguito:

9.    Se desiderate aggiungere un altro livello di gruppo, fate clic sul campo che desiderate raggruppare, quindi  fate  clic  sul  pulsante .     

-        I campi raggruppati consentono di organizzare il contenuto del report. Per esempio, potete raggruppare i record per nazione o per rappresentante. Quando raggruppate un campo, Access separa tutti i record che fanno riferimento a quello specifico campo. Se avete eseguito il raggruppamento per rappresentante, tutti i record relativi a quella singola persona vengono visualizzati o raggruppati insieme. Raggruppando i campi, potete creare report che sono di più facile consultazione se avete bisogno di informazioni specifiche tra loro raggruppate.

-        Potete raggruppare fino ad un massimo di 10 campi. Se desiderate modificare l’ordine di priorità, fate clic sul campo che desiderate spostare e quindi fate clic sul pulsante per spostarlo verso l’alto o sul pulsante per spostarlo verso il basso. Per rimuovere un campo raggruppato, fate clic sul campo e quindi sul pulsante .

-        Se scegliete di raggruppare un altro campo, l’opzione Opzioni raggruppamento viene attivata. Fate clic su questa opzione per modificare gli intervalli di raggruppamento per il vostro campo. Potete modificare gli intervalli di raggruppamento per i numeri e per il testo. Per esempio, se disponete di una linea di prodotto numerata, potete raggruppare i numeri per 10. Ciò significa che ogni numero compreso tra 1 e 10 verrà raggruppato, ogni numero compreso tra 11 e 20 verrà raggruppato e così via.

10. Fate clic su Avanti.

Access visualizza una finestra di dialogo simile a quella riportata qui di seguito:

11. Selezionate un campo nella casella di riepilogo a discesa.

12. Se desiderate ordinare il campo in ordine decrescente, fate clic sul pulsante Crescente/decrescente .        

-        Di default, Access ordina il campo in ordine crescente. Se non selezionate un campo in base al quale eseguire l’ordinamento, Access ordina sulla base del primo campo della tabella o della query.

-        Potete eseguire l’ordinamento in base ad un massimo di quattro campi. Il campo della prima casella di opzione e il primo campo in base al quale Access esegue l’ordinamento del report. Il secondo campo definisce un criterio di ordinamento secondario rispetto al primo e così via.

13. Fate clic su Avanti.

Access visualizza la finestra di dialogo seguente:

14. Fate clic sul layout desiderato nella casella del gruppo Layout.

-        Quando selezionate un’opzione, Access visualizza un esempio dell’opzione sul lato sinistro della finestra di dialogo.

15. Fate clic sul tipo di orientamento desiderato nella casella del gruppo Orientamento.

-        Se il report e costituito da più campi che si estendono lungo la larghezza della pagina, potreste decidere di selezionare l’opzione Orizzontale in modo che tutti i campi vengano stampati su una pagina. Se non siete soddisfatti, potrete modificare in seguito quest’opzione in anteprima di stampa.

16. Annullate la selezione dell’opzione Regola la larghezza dei campi per includerli tutti in una pagina se non desiderate che Access esegua quest’operazione.

17. Fate clic su Avanti.

     Access visualizza la finestra di dialogo riportata qui di seguito:

18. Fate clic sullo stile che desiderate attribuire al report.

-        Quando selezionate uno stile, Access visualizza un esempio dell’opzione sul lato sinistro della finestra di dialogo.

19. Fate clic su Avanti.

Access visualizza una finestra di dialogo simile a quella riportata qui di seguito:

20. Digitate il nome che desiderate attribuire al report nella casella di testo Scegliere il titolo da assegnare al report, se non desiderate confermare quello predefinito.

21. Scegliete una delle procedure seguenti:

¨    Fate clic sull’opzione Visualizza il report in anteprima se desiderate visualizzare il report in anteprima di stampa.

¨    Fate clic sull’opzione Modifica la struttura del report se desiderate visualizzare il report nella visualizzazione Struttura e apportare le modifiche desiderate al layout del report.

-        Se desiderate visualizzare le informazioni della Guida relative all’utilizzo del report, fate clic su Visualizza la Guida sull’utilizzo dei report.

22. Fate clic su Fine.

Access visualizza il report completato, nella visualizzazione che avete selezionato.

La videata seguente visualizza un report creato con l’Autocomposizione Report, nella visualizzazione Anteprima di stampa.

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