Pianificare le riunioni e gli eventi

Convertire un Appuntamento in una Riunione

 

Definire una Riunione

Una riunione consiste in un appuntamento al quale invitate altre persone oppure per il quale impegnate alcune risorse. Ad esempio, se pianificate un appuntamento con i membri del vostro gruppo che dovrà avvenire in una sala riunioni della vostra azienda, state pianificando una riunione. Potete anche pianificare riunioni ricorrenti. Le riunioni possono avere luogo anche in linea.

Outlook consente di pianificare le riunioni, di invitare i partecipanti alla riunione e di riservare le risorse necessarie alla riunione. Quando pianificate una riunione, Outlook invia in automatico una convocazione di riunione a tutti i partecipanti. Dovete utilizzare Outlook come applicazione di posta elettronica per poter pianificare le riunioni.

Utilizzare la Scheda Disponibilità Partecipanti

Per convertire un appuntamento in una riunione, eseguite le seguenti operazioni:

1.    Create un appuntamento nuovo oppure aprite un appuntamento esistente.

Outlook visualizza la finestra di dialogo Appuntamento.

2.    Fate clic sulla scheda Disponibilità partecipanti.

Outlook visualizza la scheda Disponibilità partecipanti:

La tabella seguente descrive gli elementi disponibili nella scheda Disponibilità partecipanti:

Elemento

Descrizione

Mostra disponibilità partecipanti

 

visualizza la disponibilità degli inviati alla riunione. I blocchi di orario evidenziati con il colore azzurro indicano che l’invitato ha un appuntamento provvisorio. I blocchi di orario evidenziati con il colore blu indicano che l’invitato è occupato. Blocchi di orario evidenziati con il colore viola indicano che l’invitato è fuori sede.

Mostra stato partecipanti

visualizza lo stato e le risposte delle persone invitate alla riunione. Per esempio, se voi organizzate la riunione, voi siete elencato come l'organizzatore della riunione. Se invitate un collega  alla riunione, la sua partecipazione è elencata come necessaria oppure facoltativa.

Tutti i partecipanti

elenca i partecipanti alla riunione e specifica se è stata inviata o meno la convocazione di riunione. Se avete fatto clic su Mostra stato partecipanti, viene visualizzato se il partecipante è necessario o facoltativo e l’eventuale risposta ricevuta.

Griglia orari

Visualizza una rappresentazione grafica del tempo occupato per le persone o le risorse specificate.

Invita

permette di selezionare i nomi dei partecipanti dall’elenco di indirizzi e di specificare le altre risorse, come le sale riunioni, quando pianificate la  riunione.

Opzioni

permette di modificare la visualizzazione degli orari  sulla griglia. Potete visualizzare solo le ore lavorative oppure un giorno per volta.

Ora inizio riunione

permette di specificare la data e l’ora di inizio della riunione.

Ora fine riunione

permette di specificare la data e l’ora della fine della riunione.

Selezione automatica

fa in modo che Outlook selezioni l’orario libero successivo a quello visualizzato per i partecipanti e le risorse.

3.    Fate clic sul pulsante Invita per specificare i nominativi delle persone che intendete invitare alla riunione.

Outlook visualizza la finestra di dialogo Seleziona partecipanti e risorse:

4.    Selezionate i nomi dei partecipanti alla vostra riunione dall’elenco degli indirizzi.

-        Dopo aver selezionato un partecipante, fate clic sul pulsante Necessari oppure sul pulsante Facoltativi per specificare il tipo di partecipazione richiesta.

5.    Selezionate eventuali altri risorse e fate clic su OK.

Outlook ritorna alla finestra di dialogo Riunione ed elenca tutti i partecipanti selezionati nella casella Tutti i partecipanti:

6.    Scegliete una delle seguenti procedure:

¨    Selezionate la data e l’ora di inizio della riunione nelle caselle Ora inizio riunione e selezionate la data e l’ora di fine della riunione nelle caselle di Ora fine riunione.

¨    Fate clic su Selezione automatica per fare in modo che Outlook selezioni in automatico gli orari della riunione.

7.    Fate clic sulla scheda Appuntamento.

8.    Digitate l’oggetto della riunione nella casella Oggetto.

9.    Digitate il luogo della riunione nella casella Luogo.

10.  Fate clic su Invia.

11. Outlook invia la convocazione di riunione e aggiorna il vostro Calendario.

-        Per convertire un appuntamento in una riunione, potete anche creare un appuntamento nuovo oppure aprire un appuntamento esistente, fare clic sul menu Azioni, fare clic su Invita partecipanti e digitare i nomi desiderati nella casella A.

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