Creare relazioni sullo stato del progetto

Una chiave per comunicare correttamente lo stato del progetto è sapere:

• Chi deve conoscere lo stato del progetto e perché?
• Quale formato o livello di dettaglio è necessario a queste persone?

Il momento in cui rispondere a queste domande è la fase di pianificazione iniziale del progetto. Una volta che è in corso il lavoro per il progetto, la tua attività di comunicazione principale sarà creare relazioni sullo stato del progetto. Queste possono assumere diverse forme:

• Relazioni sullo stato che descrivono a che punto è il progetto in termini di costi, obiettivi globali e tempo (questi rappresentano i tre lati dei triangolo del progetto introdotto nella lezione 1).
• Relazioni sull'avanzamento che documentano i completamenti specifici del team di progetto.
• Previsioni che anticipano le prestazioni future del progetto.

Se lavori in un'organizzazione che si concentra notevolmente sui progetti e sulla loro gestione, è probabile che esistano già formati standard all'interno dell'organizzazione stessa, per questi e molti altri tipi di documenti per le relazioni dei progetti. Se la tua organizzazione non possiede ancora formati standardizzati per tali informazioni, puoi introdurre formati sullo stato dei progetto che si basano sulla comunicazione chiara e sui principi di gestione del progetto.

Alcune delle tecniche che puoi usare in Microsoft Project per creare relazioni sullo stato del progetto includono:

• Stampare la relazione Riepilogo progetto. Per ulteriori informazioni sull'uso delle relazioni, vedi "Personalizzare e stampare relazioni" nella lezione 10.
• Copiare i dati di Microsoft Project in altre applicazione, per esempio copiando la visualizzazione Diagramma di Gantt in Mícrosoft Word o in Microsoft PowerPoint. Per ulteriori informazioni su come usare i dati di Microsoft Project in altre applicazioni, vedi la lezione 12.
• Salvare i dati di Microsoft Project in altri formati, per esempio in HTML, usando la corrispondenza per l'esportazione Confronto con previsione. Per ulteriori informazioni vedi la lezione 12.
• Condividere lo stato del progetto tramite Microsoft Project Central, permettendo ai partecipanti scelti di visualizzare i dettagli dei progetto attraverso i loro browser Web. Per ulteriori informazioni, vedi l'appendice D.

In questa esercitazione, ti concentrerai sulla creazione di quella che spesso viene chiamata una relazione a "semaforo". Si tratta di una relazione sullo stato che rappresenta indicatori chiave, come lo stato di programmazione o di preventivo per le attività sotto forma di una semplice luce rossa, gialla o verde, come quelle che vedi in un semaforo.

1 Seleziona Altre visualizzazioni dal menu Visualizza. Appare la finestra di dialogo Altre visualizzazioni.
2 Seleziona Elenco attività e fai clic su Applica.

Microsoft Project mostra la visualizzazione Elenco attività. Attualmente contiene la tabella Costo.

Per risparmiare tempo, un campo in questo file di progetto è stato personalizzato perché contenga una formula che valuti la variazione dei costi di ogni attività. Ora, visualizzerai la formula per capire come funziona e poi visualizzerai gli indicatori grafici assegnati al campo.

3 Seleziona Personalizza dal menu Strumenti e fai clic su Campi. Appare la finestra di dialogo Personalizza campi.
4 Nella casella Tipo, seleziona Numero dalla casella di riepilogo a discesa.
5 Nella casella di riepilogo, seleziona Fuori preventivo (Numero3).
6 Sotto l'etichetta Attributi personalizzati, fai clic sul pulsante Formula.

Appare la finestra di dialogo Formula.

Il tuo schermo dovrebbe essere simile alla seguente figura.

Questa formula valuta la variazione dei costi di ogni attività. Se il costo dell'attività rientra nel 30 per cento oltre la previsione, la formula assegna il numero 30 all'attività, se rientra nel 20 per cento assegna il numero 20 e, se rientra nel 10 per cento, assegna il valore 10.

7 Fai clic su Annulla per chiudere la finestra di dialogo Formula.
8 Nella finestra di dialogo Personalizza campi, sotto l'etichetta Valori da visualizzare, fai clic su Indicatori grafici.

Appare la finestra di dialogo Indicatori grafici. Qui puoi specificare un indicatore grafico unico da visualizzare, a seconda dei valore dei campo per ogni attività. Per risparmiare tempo, gli indicatori sono già stati selezionati. uguale seconda dei valore restituito dalla formula.

9 Nella prima cella sotto l'intestazione di colonna Immagine, fai clic sulla freccia. Qui puoi vedere i numerosi indicatori grafici che puoi associare ai valori dei campi.
10 Fai clic su Annulla per chiudere la finestra di dialogo Indicatori grafici e poi nuovamente su Annulla per chiudere la finestra di dialogo Personalizza campi. Per concludere questa esercitazione, visualizzerai la colonna Fuori preventivo (Numero3) nella tabella Costo.
11 Seleziona l'intestazione di colonna Costi fissi.
12 Seleziona Colonna dal menu Inserisci. Appare la finestra di dialogo Definizione colonna.
13 Nella casella Nome campo, seleziona Fuori preventivo (Numero3) dalla casella di riepilogo a discesa e poi fai clic su OK.

Suggerimento

Per vedere un valore dietro a un indicatore grafico, posiziona il puntatore dei mouse sull'indicatore. Appare un Suggerimento su schermo con un valore.

Finora hai identificato variazioni di pianificazioni e di preventivi in una visualizzazione di attività e variazioni di preventivi in una visualizzazione di risorse, ognuna delle quali rappresenta una valutazione importante dello stato dei progetto. Questo è il momento buono per ricordare che la condizione finale dello stato del progetto non è la formattazione esatta.

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