Impostare un'attività periodica

La maggior parte dei progetti richiede la ripetizione di attività quali riunioni di staff, creazione e pubblicazione di relazioni sullo stato del progetto o ispezioni di qualità. Sebbene sia facile tralasciare la programmazione di tali eventi, dovresti consi- derare anche questi ultimi nel tuo piano di progetto. In effetti, le riunioni dello staff ed eventi simili che supportano indirettamente il progetto necessitano di una determinata quantità di tempo da parte delle risorse, ovvero di tempo sottratto alle altre assegnazioni.

Per considerare tali eventi nel tuo piano di progetto, crea un'attività periodica. Come suggerisce il nome stesso, un'attività periodica si ripete con una determinata frequenza nel tempo, che può essere giornaliera, settimanale, mensile o annuale. Quando crei un'attività periodica, Microsoft Project genera una serie di attività con vincoli di "inizio entro la data", senza relazioni reciproche e senza pianificazione basata sulle risorse.

In questa esercitazione, creerai un'attività periodica.

1. Nella tabella Immissione, seleziona il nome dell'attività 12 "Produzione".

Desideri inserire gli ultimi elementi della fase di Pre-produzione come attività periodica nel progetto, direttamente sopra l'attività 12.

2. Seleziona Attività periodica dal menu Inserisci.

Comparirà la finestra di dialogo Informazioni attività periodica.

3. Nella casella Nome attività, digita Riunione staff.
4. Nella casella Durata, digita 2h.
5. Sotto Ricorrenza, assicurati che sia selezionato Settimanale e seleziona la casella di controllo venerdì.

Ora, specificherai la data della prima occorrenza; per impostazione predefinita, viene utilizzata la data d'inizio dei progetto.

6. Nella casella Inizio, digita 06/04/01 17.00.

Ora specificherai il numero di ricorrenze. Puoi effettuare tale operazione inserendo un numero esatto di occorrenze o una data di scadenza entro la quale dovrebbe terminare l'attività.

7. Seleziona Per e digita o seleziona 10 occorrenze.
8. Fai clic su OK per creare l'attività periodica.

Microsoft Project inserisce l'attività periodica, annidandola all'interno della fase di Pre-produzione. Inizialmente, l'attività di riepilogo è ridotta; nella colonna Indicatori appare un'icona dell'attività periodica.

Nota che la barra di Gantt dell'attività periodica si differenzia dalle altre barre di riepilogo dei Diagramma di Gantt. La barra di Gantt di un'attività dì riepilogo periodica mostra solo le singole occorrenze dell'attività. Ora assegnerai le risorse all'attività periodica.

9. Fai clic su Assegna risorse sulla barra degli strumenti Standard.
10. Nella finestra di dialogo Assegna risorse, seleziona Antonio Cipriani. Tieni premuto CTRL mentre selezioni Claudio Balsamo, Eiena Rancati, Marco Masucci e Olga Ferraro.
11. Fai clic su Assegna e quindi su Chiudi.

La finestra di dialogo Assegna risorse si chiude e Microsoft Project assegna le risorse selezionate all'attività periodica. Ora, visualizzerai le singole occorrenze dell'attività periodica.

12. Fai clic sul segno più accanto al titolo dell'attività di riepilogo periodica "Riunione staff ". Il tuo schermo dovrebbe essere simile alla seguente figura.

Come puoi riscontrare, ogni occorrenza dell'attività periodica viene numerata in modo sequenziale e appaiono le assegnazioni della risorsa per le sottoattività.

13. Fai clic sul segno più accanto al titolo dell'attività di riepilogo periodica "Riunione staff " per nascondere le sottoattività.

Ecco alcuni accorgimenti utili per la creazione di attività periodiche:

• Quando pianifichi la fine di un'attività periodica in una determinata data, Microsoft Project suggerisce la data finale corrente dei progetto. Se scegli di utilizzare tale data e successivamente la data finale dei progetto viene modificata, devi modificare manualmente la data in cui desideri far terminare l'attività periodica.
• Microsoft Project ti avvisa se tenti di creare un'attività periodica durante un tempo non lavorativo (un periodo di ferie, per esempio). In tal caso, puoi decidere di non creare tale occorrenza o di pianificarla per il primo giorno lavorativo successivo.
• Dovresti sempre assegnare le risorse alle attività ricorrenti utilizzandola finestra di dialogo Assegna risorse. Quando inserisci i nomi delle risorse nel campo Nome risorsa dell'attività di riepilogo periodica, puoi infatti assegnare queste ultime solo all'attività di riepilogo anziché alle occorrenze individuali.

Impostare i vincoli delle attività

Ogni attività che inserisci in Microsoft Project possiede qualche tipo di vincolo. Un vincolo controlla la data d'inizio o di fine di un'attività e il grado di riprogrammazione di quest'ultima. Esistono tre categorie di vincoli:

• Vincoli flessibili. Microsoft Project può modificare la data iniziale e finale di un'attività, ma non può modificarne la durata. Per esempio, l'attività selezionare i luoghi può iniziare il più presto possibile. Non esiste alcuna data vincolante associata a un vincolo flessibile.
  
• Vincoli medi. Un'attività possiede un limite costituito dalle date iniziale e finale. Tuttavia, all'interno di tale limite, Microsoft Project possiede la flessibilità di pianificazione che ti consente di modificare le date d'inizio e di fine (ma non la durata) di un' attività. Per esempio, l'attività "Sistemare gli arredi di scena" deve terminare non più tardi del 26/03/01. Tuttavia, potrebbe terminare anche prima di tale data. I vincoli medi vengono talvolta definiti coli deboli.
  
• Vincoli non flessibili. Un'attività deve iniziare o terminare in una specifica data. Per esempio, l'attività "Impostare l'illuminazione" deve terminare il 10/04/01. I vincoli non flessibili vengono talvolta definiti vincoli forti.
  
• I vincoli flessibili, come Il più presto possibile, ti consentono di pianificare un'attività senza alcun limite.
  
• I vincoli medi, come Iniziare non prima del o Iniziare non oltre a, limitano la riprogrammazione di un'attività entro il limite di data da te specificato.
  
  
• I vincoli non flessibili, come Deve iniziare il, impediscono completamente la riprogrammazione di un'attività. Utilizza questi tipi di vincoli solo se è assolutamente necessario.

Deve iniziare il

Il tipo di vincolo che assegni all'attività nei tuoi progetti dipende dalle tue esigenze e aspettative in Microsoft Project. Dovresti utilizzare vincoli non flessibili solo se la data iniziale o finale di un'attività viene fissata da fattori oltre il controllo del tema del progetto. Esempi di tali attività includono i contatti con i clienti e a termine di un periodo di finanziamento. Per le attività senza tali limitazioni, dovresti utilizzare vincoli flessibili. Tali tipi di vincoli ti consentono di ottenere la massima discrezione nell'adattamento di data iniziale e finale, e permettono a Microsoft Project di adeguare automaticamente le date nel caso in cui il piano di progetto dovesse cambiare. Per esempio, se hai utilizzato vincoli ASAP e la durata di un'attività predecessore cambia da 4 a 2 giorni, Microsoft Project adatta o "restringe" la data iniziale e finale di tutte le attività successori. Tuttavia, se un'attività successore presenta un vincolo non flessibile, Microsoft Project non potrebbe adattare tali date.

In questa esercitazione, applicherai a un'attività un vincolo di tipo iniziare non prima del

1. Nella tabella Immissione, seleziona il nome dell'attività 37 "Preparazione scena3"

Questa scena deve essere girata in un luogo che non è disponibile fino al 5 luglio 2001.

2. Trascina verso destra la barra divisoria verticale per visualizzare la colonna Inizio.

Suggerimento

Se la colonna Inizio visualizza solo dei segni cancelletto (####) ciò significa che la colonna è troppo stretta per consentire la visualizzazione dei contenuti. Per allargare la colonna sposta il puntatore del mouse sulla barra divisoria tra le colonne inizio e fine. Quando il puntatore del mouse si trasforma in una freccia a due punte, fai doppio clic sul divisore. Microsoft Project allargherà la colonna affinché sia possibile visualizzarne il contenuto.

3. Seleziona il campo Inizio dell'attività 37 e fai clic sul pulsante raffigurante un freccia rivolta verso il basso, per visualizzare la casella contenente il calendario.
4. Fai clic sul pulsante raffigurante una freccia rivolta verso destra per visualizzare luglio 2001 nella casella calendario e fai clic sul 5 luglio.

Microsoft Project applica all'attività un vincolo Iniziare non prima del, e inserisce un'icona vincolo nella colonna Indicatori. Puoi posizionare il puntatore del mouse sull'icona per visualizzare i dettagli relativi in un Suggerimento su schermo.

5. Trascina la barra divisoria verticale verso il margine destro della colonna Durata.

Tutte le attività che dipendono dell'attività 37 vengono riprogrammate. Successivamente, documenterai la presenza di questo vincolo in modo da disporre di una dettagliata cronologia dei motivi di tale scelta.

Ecco alcuni accorgimenti utili quando applichi vincoli alle attività:

• Quando selezioni una data nella colonna Fine, generi un vincolo di tipo Finire non prima del.
• Puoi creare un vincolo di tipo Iniziare non prima dei trascinando una barra di Gantt direttamente sul Diagramma di Gantt.
  
• Per eliminare un vincolo, apri il menu Progetto, fai clic su Informazioni attività e quindi sulla scheda Avanzate. Nella casella Tipo di vincolo, seleziona Il più presto possibile o (se stai effettuando la pianificazione a partire dalla data finale dei progetto) Il più tardi possibile.
  
• Se devi applicare un vincolo medio o non flessibile a un'attività dopo aver già creato relazioni, potresti generare un cosiddetto margine di flessibilità negativo. Per esempio, puoi creare una relazione Fine - inizio prima di applicare un vincolo Deve iniziare il, che obbliga l'attività successore a iniziare prima della fine dell'attività predecessore. Tale condizione provocherebbe un margine di flessibilità negativo e un conflitto di pianificazione. Secondo le impostazioni predefinite, la data dei vincolo applicata all'attività successore si sovrapporrebbe alla relazione. Tuttavia, se preferisci, puoi sempre impostare Microsoft Project affinché dia la precedenza alle relazioni piuttosto che ai vincoli. Dal menu Strumenti, scegli Opzioni e fai clic sulla scheda Programmazione. Disattiva la casella di controllo Rispetta sempre le date vincolo delle attività. Questa impostazione è applicabile esclusivamente al file di progetto corrente.